Cyfryzacja dokumentów
Przekształcamy archiwum papierowe w wygodną bazę cyfrową z możliwością szybkiego wyszukiwania. Skanujemy, katalogujemy i przygotowujemy pliki w formatach, które spełniają wymogi archiwizacji elektronicznej.
Proces obejmuje także kontrolę jakości i weryfikację czytelności wszystkich zdigitalizowanych dokumentów.
Wdrożenie systemu DMS
Instalujemy i konfigurujemy profesjonalne oprogramowanie do zarządzania dokumentacją. Pomagamy wybrać rozwiązanie odpowiednie dla Twojej branży, dostosowujemy interfejs do potrzeb zespołu.
Zajmujemy się także migracją danych z istniejących systemów oraz integracją z innymi narzędziami używanymi w firmie.
Automatyzacja obiegów
Projektujemy i wdrażamy procedury, które eliminują ręczne przekazywanie dokumentów. Dzięki automatycznym obiegom dokumenty trafiają do właściwych osób we właściwym czasie.
Wdrażamy także powiadomienia, przypomnienia i mechanizmy eskalacji, które pilnują terminów.
Archiwizacja elektroniczna
Bezpieczne przechowywanie dokumentów z zachowaniem wymogów prawnych. Zapewniamy kopie zapasowe, kontrolę wersji i ochronę przed nieautoryzowanym dostępem.
System archiwizacji pozwala na szybkie odnalezienie dokumentów nawet po latach, z zachowaniem ich pierwotnej formy i metadanych.
Szkolenia pracowników
Uczymy zespoły skutecznego korzystania z systemów dokumentoobrotu. Szkolenia dopasowujemy do ról pracowników, dzięki czemu każdy otrzymuje wiedzę potrzebną na swoim stanowisku.
Oprócz podstawowej obsługi systemu pokazujemy także dobre praktyki, które pomagają utrzymać porządek w dokumentacji.
Audyt dokumentacji
Sprawdzamy zgodność z przepisami i identyfikujemy luki w obecnych procedurach. Audyt obejmuje weryfikację sposobu przechowywania dokumentów, kontrolę dostępu oraz analizę procesów obiegu.
Na zakończenie otrzymujesz raport z rekomendacjami, które pomagają poprawić stan dokumentacji i wyeliminować ryzyko związane z nieprawidłowym zarządzaniem.